Dateien versenden

Text-Dokumente

Regel

Wenn immer möglich sollten Dokumente als PDF-Datei verschickt werden.

Begründung

• PDF-Dateien sehen auf jedem Gerät genau gleich aus und werden korrekt gedruckt
• Office-Dokumente können Makroviren enthalten
• Office-Dokumente setzen ein installiertes Office-Paket voraus
• Microsoft-Dokumente sehen im LibreOffice nicht zwingend exakt gleich aus (und umgekehrt)
• Office-Dokumente enthalten Zusatzinformationen, die oft nicht verschickt werden sollten.

Ausnahme

Dateien in einem Office-Format werden nur genau dann verschickt, wenn die empfangende Person die Datei überarbeiten muss. Verschickt man eine Datei in einem Office-Format, so sind im E-Mail-Text die Umstände explizit zu erwähnen.

Beispiel 1

Lieber Felix

Im Anhang findest du unseren Bio-Vortrag zum Thema Photosynthese. Bitte füge noch weitere Inhalte hinzu.

Grüsse und danke
Anna

vortrag.pdf

Beispiel 2

Guten Tag Frau Inderbitzin

Wie an der letzten Besprechung vereinbart, schicke ich Ihnen hiermit meine Maturaarbeit als Word-Dokument zu. Ich bitte Sie, Ihre Korrekturen direkt im Dokument mittels der Überarbeiten-Funktion einzufügen.

Besten Dank und freundliche Grüsse
Beat Weber

Maturarbeit.docx

Bilder

Regel

• Fotos sollten stets im JPG-Format verschickt werden
• Für andere Bilddateien wie Grafiken eignet sich das PNG-Format sehr gut
• Vermeiden Sie produktspezifische Formate wie .psd (Photoshop), etc.

Begründung

• Produktspezifische Formate setzen voraus, dass ein bestimmtes Produkt installiert ist
• Produktspezifische Formate können auf mobilen Geräten nicht geöffnet werden

Ausnahme

Dateien in einem produktspezifischen Format werden nur genau dann verschickt, wenn die empfangende Person die Datei überarbeiten muss.